Menu
Case real: O risco real de um Laboratório que concentra funções gerenciais em um mesmo indivíduo
No mercado concorrido ligado a prestação de serviços de Calibração e Ensaio, variadas situações em um dado laboratório, podem causar a concentração de funções gerenciais em único profissional.
Essa situação normalmente gera inúmeros problemas a serem resolvidos.
Um profissional, por mais preparado que seja, não consegue manter a gestão de todos os processos do Sistema de Gestão da Qualidade e ainda cuidar da produção diária do Laboratório sem comprometer a qualidade dos processos ou dos serviços.
Neste caso real, a MetroLogyca mostra como conduziu a “arrumação da casa” de um Laboratório cliente que vivia exatamente esse cenário — com inúmeros problemas acumulados ao mesmo tempo.
O ACUMULO DE FUNÇÕES NO LABORATÓRIO CAUSA PREJUÍZOS?
Quando uma empresa possui tamanho e a necessidade de dividir as atividades Gerenciais em profissionais distintos, porém acumula as funções de Gerência Técnica e Qualidade numa só pessoa, temos um “plantação de problemas”.
Situações como Reclamações por falhas nos processos, falta de retorno aos clientes sobre os atrasos e problemas.
Tais situações acarretam o afastamento de clientes, perda de receita e credibilidade no mercado.
Por essa razão, o acúmulo de funções pode causar problemas sérios na Gestão da Qualidade, principalmente quando envolve assuntos ligados a parte técnica.
Um profissional especializado, trabalhando de forma pontual e assertiva nos processos, atua na manutenção dos processos críticos ligados a Gestão, tais como: Gestão de riscos, Trabalhos Não Conformes, Análise Critica pela gerencia, Auditorias Internas periódicas entre outros.
Tal profissional ainda é capaz de orientar a equipe tecnica no encaminhamento das soluções ligadas aos processos definidos no trecho mais relevante da norma 17025, ou seja, o capítulo ligado a Garantia da Validade dos Resultados.
A atuação da MetroLogyca
Diante de um cenário cheio de falhas nos processos de Gestão e com vários problemas nos processos ligados a Garantia da Validade dos resultados.
O objetivo era revisar todos processos do Sistema de Gestão da Qualidade e corrigir os problemas ligados as reclamações e outras situações provenientes dos processos técnicos ligados à norma, antes da próxima avaliação da Cgcre.
Neste caso, a Metrologyca realizou um levantamento do maiores problemas e apresentou um plano de trabalho eficaz cobrindo todos os pontos críticos do Laboratório.
A MetroLogyca, de início, reorganizou o sistema de armazenamento digital de procedimentos, formulários e registros; enfim, todos os documentos ligados ao Sistema de Gestão da Qualidade que atende a norma 17025.
Em seguida, conduziu a realização dos processos críticos do laboratório, não deixando de tratar os problemas antigos provenientes de falhas e não conformidades.
Um exemplo de ajuste ocorrido, foi a analise de um Relatório de Auditoria Interna realizada no ano anterior por auditores externos contratados.
A analise identificou Não Conformidades registradas de forma incorreta. A consultoria conseguiu a revisão do Relatório, através do contato com os auditores externos e eliminação das divergências encontradas no documento no original.
Em seguida, a Consultoria tratou os problemas de Gestão mais urgentes um a um, restabelecendo a rotina necessária para atualização dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade.
A MetroLogyca também conduziu treinamentos e promoveu reuniões de conscientização, já que a manutenção dos processos de Gestão depende também de todos os funcionários envolvidos nos processos, desde que, sejam devidamente treinados.
O resultado: menor número de não conformidades da história do laboratório
Resultado após auditoria da Cgcre : o laboratório manteve a acreditação e registrou o menor número de não conformidades de sua história.
O trabalho não apenas solucionou os problemas de forma consistente, como também elevou o padrão do laboratório, superando o nível de desempenho que ele apresentava antes da concentração de funções em um profissional.
Lições desse case
Em resumo, o acúmulo de funções gerenciais (Técnica e Gestão) no mesmo profissional causa falhas e problemas nos processos de todas as áreas.
A Direção do Laboratório deve ter ciência que os problemas citados podem causar definitivamente o comprometimento dos serviços acreditados.
A gravidade de uma única Não conformidade pode significar a suspensão de um serviço, ou então, se a falha diagnosticada for abrangente, pode comprometer o escopo completo do Laboratório.
Por essa razão, manter os processos do Sistema de Gestão da Qualidade atualizados e consistentes, garante a sobrevivência do seu Laboratório acreditado
Seu laboratório também está concentrando funções demais?
Perguntas frequentes
O que acontece quando um único responsável acumula gerência técnica e da qualidade?
Em geral, as duas funções passam a sofrer com a sobrecarga: a gestão de riscos perde a retroalimentação com o sistema de gestão da qualidade, os processos de garantia da validade dos resultados atrasam, e as não conformidades deixam de ser tratadas dentro do prazo exigido pela norma.
O que é a garantia da validade dos resultados e por que ela atrasa nesses casos?
A garantia da validade dos resultados reúne os processos que confirmam que as medições do laboratório continuam confiáveis ao longo do tempo, como a análise de resultados insatisfatórios e as comparações intralaboratoriais. Quando um único responsável concentra funções demais, esses processos costumam ficar em segundo plano e acumulam atraso.
Como a MetroLogyca tratou as não conformidades atrasadas nesse case?
A MetroLogyca revisou o backlog de não conformidades e organizou o tratamento de cada uma dentro do prazo que a norma exige, priorizando primeiro as que colocavam a acreditação em maior risco.
Qual foi o resultado da auditoria seguinte nesse case?
O laboratório manteve a acreditação junto à Cgcre e registrou o menor número de não conformidades de sua história, o que confirmou a eficácia da revisão conduzida pela MetroLogyca.
A MetroLogyca ajuda laboratórios que perderam sócios e concentraram funções em uma única pessoa?
Sim. Como demonstra esse case, a MetroLogyca revisa a gestão de riscos, a garantia da validade dos resultados e o tratamento de não conformidades, além de treinar a equipe para que a sobrecarga de uma única pessoa não volte a comprometer a acreditação.